Privacy Policy

Last updated June 14, 2018

Overview

Strategic Navigator Inc. is a full-service market research company that conducts qualitative and quantitative research, strategy, and facilitation. Strategic Navigator Inc. and its affiliates (collectively, “Strategic Navigator”) are committed to maintaining the privacy, accuracy and security of all Personal Information collected by Strategic Navigator in accordance with applicable privacy legislation, including the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (“PIPEDA”) and best industry practices.

“Personal Information” means information about an identifiable individual that is protected by applicable privacy legislation and includes information such as name, age, income, ethnic origin, opinions, evaluations, comments and social status. All Personal Information received by Strategic Navigator in the operation of its business will be maintained and used only in accordance with this Privacy Policy.

This Privacy Policy outlines the privileges, principles guidelines and practises that flow from our commitment to protecting the privacy of the Personal Information of our clients, respondents and the general public.

In this Privacy Policy, “we”, “our” and “us” mean Strategic Navigator.

Scope and Application

This Privacy Policy applies to all Personal Information collected, used, or disclosed by us in the course of our commercial activities and to the management of Personal Information. It does not impose any limits on the collection, use or disclosure of

non-personally identifiable information;
the name, title, business address and/or telephone number of an employee of an organization;
other information about an individual that is publicly available and is specified by regulation pursuant to PIPEDA.

The application of this Privacy Policy is subject to the requirements and provisions of PIPEDA, its regulations, and any other applicable legislation or regulation.

Accountability

We train our employees to manage Personal Information properly and have designated an individual as Chief Privacy Officer to be accountable for compliance with this Privacy Policy.

Collection & Use of Personal Information

In performing our commercial activities, we collect Personal Information, which could include a respondent’s name, address, age, telephone number, email address, household income, gender identity, sexual orientation, racial or ethnic origin, religious beliefs, political opinions, data concerning health, opinions, behaviours, etc.

As a market research supplier, our clients and third parties, such as recruiters and online panels, often provide us with Personal Information. We use contractual or other means to provide a comparable level of protection while information is being collected, processed or used by a third party, and we require that all third parties we work with comply with applicable law, including PIPEDA. As a result, these clients and third parties will have already used lawful means to obtain such Personal Information. When we directly collect Personal Information, we do so only by lawful and fair means and not in an unreasonable, obtrusive or indiscriminate way.

We may collect and use Personal Information only for the following purposes:

to conduct quantitative or qualitative marketing and social research for clients;
to understand respondent opinions to establish suitability for further quantitative and qualitative marketing and social research;
for payment of incentives to respondents who have participated in a research study, where applicable;
to communicate with respondents and clients;
to create an advisory or research panel for our clients;
to meet legal and regulatory requirements; and
to achieve any other purposes as may from time to time be permitted by law,

Personal Information will not be collected, used or disclosed for purposes other than those set out above, except for circumstances where the individual consents, where collection, use or disclosure of Personal Information is justified or permitted by law, or where we are obliged to disclose such Personal Information without consent. These circumstances could include situations where:

the information is publicly available;
collection is clearly in the interests of the individual and consent cannot be obtained in a timely way;
we are required by law or by order of a court or tribunal; and
we believe, upon reasonable grounds, that there is an imminent risk of death or serious bodily harm to an identifiable person or group which could be avoided or minimized by disclosure of the information.

When we directly collect Personal Information, we limit our collection of Personal Information to that which is only necessary for the above-listed purposes and will specify the identified purposes to the respondent at or before the time Personal Information is collected. When Personal Information that has been collected by us is used or disclosed for a purpose not previously identified, unless the new purpose is permitted or required by law, we will identify the new purpose and obtain the respondent’s consent before using such Personal Information.

Disclosure of Personal Information

We may disclose a respondent’s Personal Information to:

a client of ours; and/or
a third party, such as a data collection or data processing agency or qualitative research recruiter, engaged by us to perform functions on our behalf.

We will only disclose Personal Information where the respondent has consented to disclosure or disclosure is required or permitted by law.

We may provide clients or third parties with information from a research study in aggregate form. By sending information in aggregate form, it is impossible to identify an individual respondent’s Personal Information.

Personal Information will never be sold by us to anyone.

Consent

When a client or third party provides us with Personal Information, that organization is responsible for obtaining a respondent’s consent. So long as we are using that Personal Information for the purpose for which it was collected, we will not obtain further consent from the respondent. However, occasionally, a client sponsoring a research project may want us to contact respondents directly. In these cases, we will explain the reason for the collection, use and disclosure and obtain consent from the respondent.

Participation by respondents in research study is always voluntary. A respondent is always free to choose not to participate in a study and may withdraw his or her consent at any time. Further, our field suppliers maintain a Do Not Contact (DNC) list that will exclude from future research (for the specified period of 3 years) any individual who indicates that they do not wish to be contacted for future research.

When a respondent agrees to participate in a research study, he or she gives consent to the study by participating. When we are directly collecting Personal Information, we use reasonable efforts to ensure that a respondent is advised of the purposes for which Personal Information will be used or disclosed.

When we collect Personal Information directly, we generally seek consent to use and disclose Personal Information at the same time we collect the Personal Information. However, we may seek consent to use and/or disclose Personal Information after it has been collected but before it is used and/or disclosed for a new purpose.

If a respondent withdraws consent given to us, we will promptly destroy the Personal Information attached to that respondent. If a respondent comes to us from a client or third party and such respondent withdraws his or her consent, we will notify the applicable client or third party of such withdrawal and destroy any Personal Information attached to that respondent in our possession.

Access to, and Accuracy of, Personal Information

Any individual has the right to request access to his or her Personal Information we have on record. Requests for access to Personal Information must be made in writing and sent to the address listed at the end of this Privacy Policy. Within no later than 30 days of our receipt of such request, and subject to any applicable exemptions or permitted extensions of time, we will inform the individual of the existence, use, and disclosure of his or her Personal Information and will give that individual access to such information and the opportunity to correct any inaccurate Personal Information. Detailed requests which require archive or retrieval costs may be subject to costs and expenses incurred by us in retrieving same. If we deny a request for access to, or refuses a request to correct information, we will explain why.

Children

We will not collect Personal Information of children without parental consent, in accordance with applicable local law. If we become aware that we have unintentionally collected such data without parental consent, we will delete the data without delay.

Data Security

We protect Personal Information against risks such as theft, loss, unauthorized access, disclosure, copying, modifications, or destruction, through appropriate security measures This includes reasonable electronic, physical, and administrative controls and procedures. For example, all files containing Personal Information are password-protected and when sharing Personal Information with third parties and clients, we generally use a File Transfer Protocol (FTP) site.

Retention of Data

We keep Personal Information only as long as it remains necessary or relevant for the identified purposes or as required by law. Depending on the circumstances, a respondent may have to be re-contacted to clarify responses to a survey or to seek additional responses. We will retain the Personal Information for a period of time that is reasonably sufficient to allow this re-contact.

We maintain reasonable and systematic controls, schedules and practices for information and records retention and destruction which apply to Personal Information that is no longer necessary or relevant for the identified purposes or required by law to be retained. Such information will be destroyed, erased or made anonymous.

Openness Concerning Policies and Procedures

We are committed to providing understandable and readily available information on our policies and practices related to management Personal Information.

Responding to Complaints

We will respond to all inquiries or complaints from respondents regarding our handling of Personal Information in a timely manner. If a complaint is found to be justified, we will take appropriate measures to resolve the complaint including, if necessary, amending our policies and procedures. The respondent will be informed of the outcome of the investigation regarding his or her complaint. If you are not satisfied with our response to a privacy related matter, you may contact the office of the Privacy Commissioner of Canada.

Changes to the Privacy Policy

From time to time we may make changes to this Privacy Policy. We will notify you of significant changes to the Privacy Policy by posting an updated copy on our website and will post the date our Policy was last updated at the top of the Privacy Policy. Please check our Privacy Policy periodically for updates.

For Additional Information

For more information regarding this Privacy Policy, please contact Janet Halliday at Janet@strategicnavigator.ca or by mail at:

Janet Halliday
Principal, Strategic Navigator
111 Balsam Avenue
Toronto, ON M4E 3B9

Politique de protection de la vie privée

Mise à jour en date du 14 juin 2018

Aperçu

Strategic Navigator Inc. est une société de services complets de recherche en marketing qui mène des recherches qualitatives et quantitatives, et s’occupe de la stratégie et la facilitation. Strategic Navigator Inc. et ses affiliées (collectivement « Strategic Navigator ») s’engagent à préserver le caractère privé, l’exactitude et la sécurité de tous les renseignements personnels recueillis par Strategic Navigator conformément à la législation applicable relative à la protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et les meilleures pratiques de l’industrie.

Les « renseignements personnels » font référence à l’information sur une personne identifiable qui est protégée par la législation applicable relative à la protection de la vie privée et inclut des renseignements tels le nom, l’âge, le revenu, l’origine ethnique, les opinions, les évaluations, les commentaires et la situation sociale. Tous les renseignements personnels reçus par Strategic Navigator dans la poursuite de ses activités seront conservés et utilisés seulement conformément à la présente Politique de protection de la vie privée.

La présente Politique de protection de la vie privée précise les privilèges, les principes, les lignes directrices et les pratiques qui découlent de notre engagement à protéger les renseignements personnels de nos clients, des répondants et du grand public.

Dans la présente Politique de protection de la vie privée, « nous », « notre» et « nos » font référence à Strategic Navigator.

Portée et application

La présente Politique de protection de la vie privée s’applique à tout renseignement personnel recueilli, utilisé ou divulgué par nous dans le cadre de nos activités commerciales et à la gestion des renseignements personnels. Elle n’impose aucune limite à l’égard de la collecte, l’utilisation ou la divulgation

des renseignements non personnels;
du nom, du titre, de l’adresse commerciale et/ou du numéro de téléphone d’un employé d’une organisation;
d’autres renseignements relatifs à une personne qui sont accessibles au public et mentionnés dans les règlements adoptés en vertu de la LPRPDE.

L’application de la présente Politique de protection de la vie privée est assujettie aux exigences et aux dispositions de la LPRPDE, sa réglementation, ainsi que toute autre loi ou réglementation applicable.

Responsabilité

Nous formons nos employés à la gestion adéquate des renseignements personnels et avons désigné une personne au poste de chef de la protection des renseignements personnels à qui incombe la responsabilité du respect de la présente Politique de protection de la vie privée.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités commerciales, nous faisons la collecte des renseignements personnels d’un répondant, qui peuvent inclure son nom, son adresse, son âge, son numéro de téléphone, son adresse électronique, le revenu de son ménage, son identité sexuelle, son orientation sexuelle, son origine raciale ou ethnique, ses croyances religieuses, ses opinions politiques, les données relatives à sa santé, ses opinions, ses comportements, etc.

Puisque nous sommes un fournisseur de recherche marketing, nos clients et des tiers, comme des recruteurs et des panels en ligne, nous fournissent souvent des renseignements personnels. Nous utilisons des moyens contractuels ou autres pour assurer un niveau de protection comparable lorsque des renseignements sont recueillis, traités ou utilisés par un tiers, et exigeons de tous les tiers avec lesquels nous collaborons qu’ils respectent les lois applicables, y compris la LPRPDE. Par conséquent, ces clients et ces tiers auront déjà utilisé des moyens légaux pour obtenir ce type de renseignements personnels. Lorsque nous faisons la cueillette directe de renseignements personnels, nous ne le faisons que par des moyens loyaux et légitimes, et pas de façon déraisonnable, insistante ou aléatoire.

Nous pouvons recueillir et utiliser des renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

effectuer des recherches marketing et sociales quantitatives ou qualitatives pour des clients;
comprendre l’opinion des répondants afin de justifier la pertinence d’effectuer des recherches marketing et sociales quantitatives et qualitatives plus poussées;
donner des incitations financières aux répondants qui ont participé à une étude de recherche, le cas échéant;
communiquer avec des répondants et des clients;
créer un panel consultatif ou un panel de recherche pour nos clients;
satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires; et
atteindre tout autre objectif si la loi le permet de temps à autre.

Les renseignements personnels ne seront pas recueillis, utilisés ou divulgués à des fins autres que celles indiquées ci-haut, sauf dans les cas où la personne y consent, dans les cas où la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels est justifiée ou permise par la loi, ou bien dans les cas où nous sommes tenus de divulguer ce type de renseignements personnels sans consentement préalable. Ces circonstances peuvent inclure des situations où :

les renseignements sont accessibles au public;
la collecte est clairement dans l’intérêt de la personne et il n’est pas possible d’obtenir son consentement en temps voulu;
nous sommes tenus de le faire par la loi ou par ordonnance ou exigence d’un tribunal; et
nous croyons, avec motifs valables, qu’une personne ou qu’un groupe identifiable est exposé à un risque imminent de décès ou de graves blessures corporelles qui pourrait être évité ou minimisé en communiquant ces renseignements.

Lorsque nous faisons la collecte directe de renseignements personnels, nous limitons notre collecte de renseignements personnels aux seuls éléments nécessaires aux fins susmentionnées et précisons les fins de la collecte au répondant avant ou pendant la collecte des renseignements personnels. Lorsque des renseignements personnels recueillis par nous sont utilisés ou divulgués à d’autres fins que celles précisées, sauf dans le cas où la nouvelle fin serait autorisée ou requise par la loi, nous identifions la nouvelle fin et obtenons le consentement du répondant avant d’utiliser ces renseignements personnels.

Divulgation des renseignements personnels

Nous pouvons divulguer les renseignements personnels d’un répondant à :

l’un de nos clients; et/ou
un tiers, comme une agence de collecte ou de traitement de données ou un recruteur de recherche qualitative engagé par nous pour réaliser des activités en notre nom.

Nous divulguerons seulement des renseignements personnels dans le cas où le répondant a consenti à leur divulgation ou lorsque la loi l’exige ou le permet.

Nous pouvons fournir à des clients ou des tiers des renseignements qui concernent une étude de recherche sous forme agrégée. En les envoyant sous forme agrégée, il est impossible d’identifier les renseignements personnels individuels d’un répondant.

Nous ne vendrons jamais de renseignements personnels à quiconque.

Consentement

Lorsqu’un client ou un tiers nous fournit des renseignements personnels, cette organisation est tenue d’obtenir le consentement du répondant. Tant que nous utilisons ces renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, nous n’obtiendrons aucun autre consentement du répondant. Cependant, il arrive qu’un client commanditant un projet de recherche veuille que nous contactions les répondants directement. Dans ces cas, nous expliquons la raison de la collecte, l’utilisation et la divulgation, et obtenons le consentement du répondant.

Les répondants qui participent à une étude de recherche par sondage le font toujours sur une base volontaire. Un répondant est toujours libre de choisir de ne pas participer à une étude et peut retirer son consentement à tout moment. De plus, nos fournisseurs tiennent à jour une liste de personnes à ne pas contacter qui exclut des projets de recherche futurs (pendant une période déterminée de 3 ans) toute personne qui indique qu’elle ne souhaite ne pas être contactée pour des projets de recherche futurs.

Lorsqu’un répondent accepte de participer à une étude de recherche, il donne son consentement à l’étude en y participant. Lorsque nous faisons la collecte directe de renseignements personnels, nous déployons des efforts raisonnables pour informer un répondant des fins auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués.

Lorsque nous faisons la collecte directe de renseignements personnels, nous demandons généralement le consentement pour les utiliser et les divulguer en même temps que nous les recueillons. Toutefois, nous pouvons demander le consentement pour utiliser et/ou divulguer des renseignements personnels après qu’ils ont été recueillis, mais avant qu’ils soient utilisés et/ou divulgués à des fins nouvelles.

Si un répondant retire le consentement qu’il nous a donné, nous détruirons rapidement les renseignements personnels qui le concernent. Si un répondant nous vient d’un client ou d’un tiers et retire son consentement, nous aviserons le client ou le tiers en question du retrait et détruirons tout renseignement personnel concernant ce répondant dont nous disposons.

Accès aux renseignements personnels et exactitude des renseignements personnels

Toute personne a le droit de demander l’accès à ses renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers. Les demandes d’accès aux renseignements personnels doivent être faites par écrit et envoyées à l’adresse indiquée à la fin de la présente Politique de protection de la vie privée. Dans un délai de 30 jours suivant notre réception d’une demande à cet effet, et sous réserve de toute exception applicable ou prolongation autorisée, nous informerons la personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels, lui donnerons accès aux renseignements et lui permettrons de corriger tout renseignement personnel inexact. Les demandes exhaustives qui exigent que nous récupérions les renseignements des archives ou qui impliquent des coûts peuvent être assujetties à des coûts et des frais engagés par nous pour les récupérer. Si nous rejetons une demande d’accès ou refusons une demande de rectification de renseignements, nous justifierons ce rejet ou refus.

Enfants

Nous ne recueillerons pas de renseignements personnels d’enfants sans le consentement des parents conformément aux lois locales applicables. Si nous prenons conscience que nous avons involontairement recueilli de telles données sans le consentement des parents, nous effacerons les données sans délai.

Sécurité des données

Nous protégeons les renseignements personnels contre des risques tels le vol, la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, les modifications ou la destruction au moyen de mesures de sécurité appropriées. Ces mesures incluent des contrôles et des procédés électroniques, physiques et administratifs raisonnables. Par exemple, tous les fichiers qui contiennent des renseignements personnels sont protégés par mot de passe et lorsque nous partageons des renseignements personnels avec des tiers et des clients, nous utilisons généralement un site doté du protocole de transfert de fichiers (FTP).

Conservation des données

Nous ne conservons les renseignements personnels que tant que cela est nécessaire ou utile aux fins précisées ou selon les exigences de la loi. Selon les circonstances, il se peut qu’un répondant soit contacté de nouveau afin de clarifier des réponses à un sondage ou d’obtenir des réponses additionnelles. Nous conserverons les renseignements personnels pendant une période suffisante pour permettre cette reprise de contact.

Nous maintenons des contrôles, des calendriers et des pratiques raisonnables et systématiques relativement à la conservation et la destruction des renseignements personnels et des dossiers qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins précisées ou ne sont plus exigés en vertu de la loi. De tels renseignements seront détruits, supprimés ou dépersonnalisés.

Transparence en matière de politiques et de procédures

Nous nous engageons à fournir des renseignements compréhensibles et faciles à consulter qui concernent nos politiques et nos pratiques de gestion des renseignements personnels.

Règlement des plaintes

Nous répondrons à toutes les plaintes ou demandes de renseignements de la part des répondants qui portent sur notre traitement des renseignements personnels de manière opportune. Si une plainte s’avère justifiée, nous prendrons les moyens nécessaires pour la régler, y compris, s’il y a lieu, la modification de nos politiques et nos procédures. Le répondant sera informé du résultat de l’enquête relative à sa plainte. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse à une question touchant la protection de la vie privé, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Changements à la Politique de protection de la vie privée

De temps en temps, nous pouvons apporter des changements à la présente Politique de protection de la vie privée. Nous vous aviserons des changements significatifs apportés à la Politique de protection de la vie privée en affichant une copie mise à jour sur notre site Web et afficherons la date de sa dernière mise à jour au haut de la Politique de protection de la vie privée. Consultez notre Politique de protection de la vie privée de façon périodique pour connaître les mises à jour.

Pour obtenir de plus amples renseignements

Pour plus d’information sur la présente Politique de protection de la vie privée, prière de communiquer avec Janet Halliday à Janet@strategicnavigator.ca ou par courriel à :

Janet Halliday
Directrice, Strategic Navigator
111 Balsam Avenue
Toronto (Ontario) M4E 3B9